Оформление архивных справок

Администрация

Костаревского сельского поселения

Камышинского муниципального района

Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

от 02.07.2012г.                                                                                                                    № 29-П

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 18.07.2011) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь Уставом Костаревского сельского поселения, постановляю:

1. Утвердить административный регламент на оказание муниципальной услуги «Оформление архивных справок», согласно приложению к настоящему постановлению.

2. В соответствии со статьей 5 Закона Волгоградской области от 26.12.2008 №1816-ОД «О порядке организации и ведения регистра муниципальных правовых актов Волгоградской области», направить копию настоящего постановления для включения в Регистр в течение 30 дней со дня его принятия.

3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию (обнародованию) и размещению в сети Интернет на официальном сайте  http://kamyshinskij.volganet.ru/folder_16/folder_4/.

Глава Костаревского сельского поселения                                            Л.В. Плешакова

Приложение к

постановлению администрации

Костаревского сельского поселения

№ 29-П от 02.07.2012г.

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления муниципальной услуги

«Оформление архивных справок»

1. Общие положения.

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Оформление архивных справок» (далее – административный регламент) разработан  в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, либо их законные представители.

1.3. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги заявитель может получить в администрации Костаревского сельского поселения, в сети Интернет на официальном сайте Костаревского сельского поселения, на информационных стендах администрации или через многофункциональный центр в соответствии с заключенным соглашением о взаимодействии между администрацией Костаревского сельского поселения и Государственным казенным учреждением Волгоградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и  муниципальных услуг» (далее – МФЦ).

(Пункт 1.3 в редакции постановления от 08.08.2016г. № 72-П)

1.4. Сведения о местонахождении, графике работы:

Администрация Костаревского сельского поселения

Адрес: 403839, Россия, Волгоградская область, Камышинский район, село Костарево, улица Советская, дом 31.

Справочные телефоны:  8 (257) 7-84-41, 7-84-85.

Адрес  электронной почты администрации Костаревского сельского поселения –

adm.kostarevo@yandex.ru

Адрес страницы администрации Костаревского сельского поселения на  информационно-справочном портале комплексной информационной системы «Электронное правительство Волгоградской области» http://kamyshinskij.volganet.ru/folder_16/folder_4/  (далее – сеть Интернет).

График работы администрации Костаревского сельского поселения:

понедельник – четверг  с 8.00 до 17.00

пятница с 8.00 до 16.00

суббота, воскресенье – выходные дни.

Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00

Прием заявителей осуществляется ежедневно с учетом графика работы администрации Костаревского сельского поселения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги.

2.1. Наименование муниципальной услуги – «Оформление архивных справок».

2.2. Муниципальную услугу предоставляет администрация Костаревского сельского поселения Камышинского муниципального района Волгоградской области (далее – Администрация).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является: 

2.3.1. Подготовка письменного ответа в виде архивной справки, которая выдается в одном экземпляре.

2.3.2.Ответ о невозможности исполнить запрос в связи с отсутствием документов на хранении в администрации и сведений о месте  хранения документов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 рабочих дней с момента регистрации поступившего заявления с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Уставом Костаревского сельского поселения;

и другими правовыми актами.

2.6. Перечень требуемых от заявителя документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

1) заявление о предоставлении муниципальной услуги по форме согласно приложению №1 к настоящему административному регламенту;

2) паспорт или иной удостоверяющий личность документ.

Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут быть представлены как в подлинниках, так и в копиях, заверенных нотариально.

Специалист администрации, уполномоченный на оказание муниципальной услуги не вправе требовать с заявителя представление других документов кроме документов, установленных в настоящем пункте административного регламента.

(Пункт 2.7. исключён  постановлением от «03»  февраля 2014 г. № 3-П)

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- несоблюдение требований к оформлению запроса (отсутствие необходимых реквизитов: названия организации, учреждения, подписи руководителя либо фамилии, имени, отчества, адреса);

- отсутствие на хранении в администрации документов, необходимых для исполнения запроса;

- наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну, создающих угрозу для его безопасности;

- неудовлетворительное физическое состояние документов.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.10. Максимальное время ожидания  при подаче документов на получение муниципальной услуги – 15 минут.

(Пункт 2.10. в редакции  постановления от «03»  февраля 2014 г. № 3-П)

2.11. Максимальное время ожидания  при получении результата предоставления муниципальной услуги  – 15 минут.

2.12. Время регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги – в течение 10 минут с момента его получения специалистом, уполномоченным на оказание муниципальной услуги.

2.13. Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги.

Здание администрации Костаревского сельского поселения должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования, местонахождения и юридического адреса, режима работы администрации. Места информирования, предназначенные для ознакомления потребителей муниципальной услуги с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.

При возможности около здания организуются парковочные места для автотранспорта. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в здание администрации оборудуется пандусом, расширенным проходом, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски. Должностные лица администрации при необходимости сопровождают инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказывают им помощь на объектах социальной, инженерной и транспортной инфраструктур.

(Абзац 3 пункта 2.13 в редакции постановления от «11» мая 2016 г. № 42-П)

Для заявителей – инвалидов, при необходимости, администрация поселения обеспечивает допуск в помещения, в которых оказывается муниципальная услуга, сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика, собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, обеспечиваются необходимыми для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами связи, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, стульями и столам).

На информационных стендах размещаются следующие информационные материалы:

- порядок предоставления муниципальной услуги;

- сведения о месте нахождения и графике работы Администрации;

- справочные телефоны;

- адреса электронной почты и адреса Интернет-сайтов; рекомендуемая форма письменного обращения;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- информация о месте личного приема, а также об установленных для личного приема днях и часах.

Должностные лица администрации поселения должны оказывать необходимую помощь в ознакомлении с информацией об оказании муниципальной услуги инвалидам, имеющим стойкие расстройства функции зрения.

Прием заявителей-инвалидов осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Для удобства заявителей-инвалидов помещения для непосредственного взаимодействия должностных лиц и заявителей-инвалидов размещается на нижнем этаже здания администрации. 

Рабочие места уполномоченных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме

(Пункт 2.13. в редакции  постановления от «27»  января 2016 г. № 5-П)

2.14. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

2.14.1. Показателями оценки доступности муниципальной услуги являются:

- транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;

- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в едином портале государственных и муниципальных услуг;

- размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на информационных стендах администрации Костаревского сельского поселения и в сети Интернет на информационно-справочном портале комплексной информационной системы «Электронное правительство Волгоградской области»    http://kamyshinskij.volganet.ru/folder_16/folder_4/.

2.14.2. Показателями оценки качества предоставления муниципальной услуги являются:

- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействия), принятые или осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.

3.1. Блок-схема последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги приведена в приложении № 2 к настоящему регламенту.

3.2. Основанием для начала административных процедур является поступление заявления специалисту администрации, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.3. Поступившие в администрацию заявления регистрируются в день поступления в установленном порядке. На запросе проставляется регистрационный номер и дата регистрации. Регистрация запроса является основанием для начала действий по исполнению муниципальной услуги.

3.4. Специалист  администрации осуществляет анализ тематики поступивших запросов.

   При этом определяется:

   - степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

   - местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

3.5. Специалист администрации осуществляет поиск документальных данных и выборку необходимых документов для исполнения заявления.

Специалист администрации:

а) выписывает номера дел по описи дел фонда, относящихся к указанному периоду в заявлении;

б) проводит сверку по описи, выявляет хронологическую полноту и видовой состав  документов в соответствии с заявлением;

в)  вынимает дела фондов для работы и непосредственно осуществляет поисковую работу. Поиск данных происходит при полистном рассмотрении документов, при этом все необходимые данные выписываются.

3.6.Подготовка, оформление и выдача заявителю архивной справки.

3.6.1. Найденные поисковые данные заносятся на бланк архивной справки. 

3.6.2. В архивной справке, указывается адресат, название документа, сведения, относящиеся к предмету запроса в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат (в архивной выписке – извлечения из текста архивного документа).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».

Скрепленные листы архивного документа заверяются печатью администрации сельского поселения и подписью главы.

3.6.3. Готовая архивная справка в течение 3-х дней с момента поступления заявления регистрируется в журнале регистрации исходящих документов и направляется заявителю по почте, либо выдается под роспись. На этом завершается процедура оказания муниципальной услуги.

3.7. В случае, если на хранении в администрации отсутствуют документы, необходимых для исполнения запроса или в запрашиваемых документах имеются сведения, составляющие государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну, создающих угрозу для его безопасности, специалист администрации готовит уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин и  передает его на подпись главе сельского поселения. В течение 1 рабочего дня глава сельского поселения подписывает уведомление об отказе и передает специалисту. В течение 3-х дней с момента подписания уведомления об отказе специалист администрации направляет его по почте заявителю.

3.8. Предоставление муниципальной услуги посредством МФЦ осуществляется на основании соглашения о взаимодействии, заключенного между администрацией Костаревского сельского поселения и Государственным казенным учреждением Волгоградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и  муниципальных услуг» и в порядке, предусмотренном данным соглашением.

Основанием для начала административной процедуры является поступление в МФЦ заявления на предоставление муниципальной услуги»

(Раздел 3 дополнен пунктом 3.8 постановлением от 07.11.2016 г. № 107-П)

4. Формы контроля за исполнением административного регламента.

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной  услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Администрации, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего административного регламента.

4.3. Проведение  текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.

4.4. Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Администрации) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению заявителя или иных заинтересованных лиц). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.5. Перечень должностных лиц, уполномоченных осуществлять текущий контроль, устанавливается распоряжением Администрации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих.

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

5.1.1. нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

5.1.2. нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

5.1.3. требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

5.1.4. отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5.1.5. отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами;

5.1.6. затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами;

5.1.7. отказ администрации Костаревского сельского поселения, предоставляющей муниципальную услугу, должностного лица администрации Костаревского сельского поселения, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

 5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в администрацию Костаревского сельского поселения, предоставляющую муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые главой Костаревского сельского поселения рассматриваются непосредственно главой Костаревского сельского поселения.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта администрации Костаревского сельского поселения, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) администрации Костаревского сельского поселения, должностных лиц администрации Костаревского сельского поселения, муниципальных служащих.

5.4.1. Жалоба должна содержать:

а) наименование администрации, должностного лица администрации, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б)  фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) администрации Костаревского сельского поселения, должностного лица администрации Костаревского сельского поселения, либо муниципального служащего;

г)  доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) администрации Костаревского сельского поселения, должностного лица администрации Костаревского сельского поселения, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4.2. Жалоба, поступившая в администрацию Костаревского сельского поселения подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа администрации Костаревского сельского поселения, должностного лица администрации Костаревского сельского поселения, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случает обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

5.4.3. По результатам рассмотрения жалобы администрация Костаревского сельского поселения, принимает одно из следующих решений:

а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных администрацией Костаревского сельского поселения, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

б) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.4.4. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.4.3. настоящего регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.4.5. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в орган прокуратуры.