Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов

Описание услуги

Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов

Как получить услугу img

Способы подачи заявки:

  • Лично

Способы получения результата:

  • Лично
  • Стоимость и порядок оплаты img

    Услуга предоставляется бесплатно

    Сроки оказания услуги img

    Срок выполнения услуги:

    5 раб.дн


    Срок, в течение которого заявление о предоставлении услуги должно быть зарегистрировано:


    Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении услуги лично:

    Категории получателей img


    Юридические лица

    Основания для оказания услуги, основания для отказа img

    Основание для оказания услуги:



    Основание для отказа:


    Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов

    – прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным

    – прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным


    Результат оказания услуги img

    Конечным результатом исполнения государственной функции является обеспечение организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием

    Документы, необходимые для получения услуги img

    Акт приема-передачи документов на хранение

    Документы, предоставляемые по завершению оказания услуги img

    Положительный результат предоставления услуги/исполнения функции:

    Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов

    Акт приема-передачи документов на хранение

    Паспорт архивов организаций-источников комплектования

    Сведения о государственной услуге img


    Реестровый номер услуги:


    3400000000164806255


    Дата последнего обновления сведений на региональном портале государственных услуг (функций):


    2018-03-01

    Порядок обжалования img

    Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

    1) нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении государственной функции;

    2) нарушение срока исполнения государственной функции;

    3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для исполнения государственной функции;

    4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для исполнения государственной функции, у заявителя;

    5) отказ в исполнении государственной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

    6) затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

    7) отказ органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнении государственной функции, документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

    Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, исполняющий государственную функцию. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, исполняющего государственную функцию, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, исполняющего государственную функцию.

    Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, исполняющего государственную функцию, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

    Жалоба должна содержать:

    1) наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

    2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

    3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, или муниципального служащего;

    4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

    Жалоба, поступившая в орган, исполняющий государственную функцию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

    По результатам рассмотрения жалобы орган, исполняющий государственную функцию, принимает одно из следующих решений:

    1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, исполняющим государственную функцию, опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

    2) отказывает в удовлетворении жалобы.

    Не позднее дня, следующего за днем принятия решения заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

    В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

    Нормативно-правовые акты img

    Об утверждении административного регламента по исполнению Администрацией городского округа город Фролово государственной функции "Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов"

    2013-10-02 00:00:00

    Регистрационный номер: 2108

    2108 об утв.адм.рег. орган. учета арх.док..doc

    Конституция Российской Федерации

    1993-12-11 00:00:00

    Регистрационный номер: -

    Конституция 12 декабря 1993 года.doc

    Об архивном деле в Российской Федерации

    2004-10-22 00:00:00

    Регистрационный номер: 125-ФЗ

    125 фз.doc

    Об информации, информационных технологиях и о защите информации

    2006-07-27 00:00:00

    Регистрационный номер: 149-ФЗ

    149 фз.doc

    О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации

    2006-05-02 00:00:00

    Регистрационный номер: 59-ФЗ

    59.doc

    О государственной тайне

    1993-07-21 00:00:00

    Регистрационный номер: 5485-1

    N 5485-1.doc

    О персональных данных

    2006-07-27 00:00:00

    Регистрационный номер: 152-ФЗ

    152 фз.doc

    Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг

    2010-07-27 00:00:00

    Регистрационный номер: 210-ФЗ

    210 фз.doc

    Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук

    2007-01-17 00:00:00

    Регистрационный номер: 19

    № 19 от 18.01.2007.doc

    Основные правила работы архивов организаций

    2002-02-05 00:00:00

    Регистрационный номер: -

    ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ.doc

    Об архивном деле в Волгоградской области

    2009-12-30 00:00:00

    Регистрационный номер: 1981-ОД

    1981-ОД.doc

    О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области

    2008-11-20 00:00:00

    Регистрационный номер: 1772-ОД

    N 1772-ОД.doc

    Устав городского округа – город Фролово Волгоградской области

    Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

    1997-03-10 00:00:00

    Регистрационный номер: 11

    приказ 11 от 11.03.1997.doc

    Административный регламент img

    Об утверждении административного регламента по исполнению Администрацией городского округа город Фролово государственной функции "Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов"

    Администрация городского округа

    город Фролово Волгоградской области

     

     



    Постановление
     

     

     

     


    От  02.10.2013г.         № 2108

     

     

    Об утверждении административного регламента по исполнению

    Администрацией городского округа город Фролово

    государственной функции «Организация учета архивных фондов

    и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда

    Волгоградской области и других архивных документов»

     

     

    В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации городского округа г. Фролово от 07.06.2013 г. № 1232 «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг и функций, и ведении государственной информационной системы «Региональный реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Волгоградской области»,

     

    п о с т а н о в л я ю:

     

    1.                  Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению  Администрацией городского округа город Фролово государственной функции «Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов».

    2.                  Настоящее постановление опубликовать в газете «Вперед» и разместить в сети Интернет на официальном сайте Администрации городского округа город Фролово.

    3.                  Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального         опубликования. 

    4.                  Контроль исполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя Администрации городского округа город Фролово Пичугина И.И.

     

     

    Глава  Администрации

    городского  округа  город  Фролово                                                                     В.В.Данков 

     

     

     

     

     

     

     

     

    УТВЕРЖДЕН

    постановлением Администрации

    городского округа город Фролово

    Волгоградской области

    от 02.10.2013г. № 2108

     

     

    Административный регламент

    по исполнению Администрацией городского округа город Фролово

    государственной функции «Организация учета архивных фондов

    и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда

    Волгоградской области и других архивных документов»

     

    1.Общие положения

               

    1.1.            Предмет регулирования административного регламента

    Предметом регулирования данного административного регламента является исполнение  Администрацией городского округом город Фролово государственной функции «Организация учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов» (далее – государственная функция).

    1.2. Наименование органа местного самоуправления, исполняющего государственную функцию.

    Исполнение государственной функции по организации учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области и других, архивных документов осуществляет Администрация городского округа город Фролово. Оформление необходимых документов по исполнению государственной функции возложено на архивный отдел Администрации городского округа город Фролово (далее – архивный отдел).

    1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

    Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

    - Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);

    - Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

    - Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

    - Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

    - Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

    - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»;

    - Федеральный закон от 27 июля 2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

    - Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18 января 2007 №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

    - Приказ Государственной архивной службы России от 11.03.1997 №11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

    - Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива 06.02.2002;

    - Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;

    - Закон Волгоградской области от 21 ноября 2008 г. № 1772-ОД «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области»;

    - Устав  городского округа – город Фролово Волгоградской области;

    - нормативные, методические документы Отдела по управлению архивами Министерства культуры  Волгоградской области по вопросам комплектования;

    - Нормативные правовые акты органа местного самоуправления, касающиеся осуществления государственных полномочий Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

    1.4. Результат исполнения государственной функции.

    Конечным результатом исполнения государственной функции является обеспечение организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

     

    2. Требования к порядку исполнения государственной функции

     

    2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

    2.1.1.Сведения об уполномоченном органе:

                1. место нахождения Администрации городского округа город Фролово: Волгоградская область, г. Фролово, ул. Революционная, 12;

    - почтовый и электронный адрес: 403540, Волгоградская область, г. Фролово, ул. Революционная, 12, ag_frol@volganet.ru;

    - график работы:

    понедельник - пятница - с 8-00 до 17-00;

    перерыв - с 12-00 до 13-00.

    Выходные: суббота, воскресенье.

    2. место нахождения архивного отдела: Волгоградская область, г. Фролово, ул. Комсомольская, 49/1;

    - почтовый и электронный адрес: 403540, Волгоградская область, г. Фролово, ул. Комсомольская, 49/1, arhiv@frolovoadmin.ru;

    - график работы:

    понедельник - пятница - с 8-00 до 17-00;

    перерыв - с 12-00 до 13-00.

    Выходные: суббота, воскресенье.

    График приема посетителей:

    вторник - с 8.00 до 17.00

    четверг - с 8.00 до 17.00;

    - справочные телефоны: 8 (84465) 2-33-28.

                2.1.2. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

    - по телефону;

    - по письменным обращениям;

    - по электронной почте;

    - посредством личного обращения заявителя;

    - на сайте Администрации городского округа город Фролово Волгоградской области: город-фролово.рф;

    - на Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript официальном портале Администрации Волгоградской области:

    WWW.volganet.ru в разделе «Государственные услуги»; 

    - электронный адрес Администрации городского округа город Фролово -  ag_frol@volganet.ru;

    - электронный адрес Отдела -  Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript arhiv@frolovoadmin.ru.

    2.1.3. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование уполномоченного органа, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

    В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

    2.1.4. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

    2.1.5. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

    2.1.6. При информировании посредством личного обращения должностное лицо уполномоченного органа обязан принять заявителя в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

                2.2. Сроки исполнения государственной функции

    2.2.1. Максимальный срок исполнения государственной процедуры изложенной в подразделе 3.2. составляет 5 рабочих дней со дня поступления документов, перечень которых установлен в п.3.2.1. настоящего Административного регламента.

    2.2.2. Процедуры, изложенные в подразделах 3.3., 3.4. и 3.5. осуществляются ежегодно в сроки установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и указаниями Отдела по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области по предоставлению планирования и отчетности.

     

    3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

    3.1. Перечень административных процедур

    Исполнение государственной услуги предусматривает выполнение следующих административных процедур (приложение № 1):

    - учет поступления, выбытия и изменения количества архивных документов в уполномоченном органе;

    - составление паспорта уполномоченного органа по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительной записки к нему;

    - организация паспортизации организаций-источников комплектования уполномоченного органа;

    - представление сводных документов государственного учета архивных документов и объяснительных записок к ним в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области.

    3.2. Учет поступления, выбытия и изменения количества архивных документов в уполномоченном органе.

    3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является акт приема-передачи документов на хранение, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акт о неисправимых повреждениях документов; акт приема-передачи документов на хранение; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт возврата документов собственнику; акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов; окончаниевыверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.; акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей.

    3.2.2. Ответственным лицом за выполнение административной процедуры является должностное лицо архивного отдела, ведущее учет архивных документов.

    3.2.3. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов.

    Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.

    Порядок учета архивных документов в уполномоченном органе определен «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук».

    3.2.4. Учет документов ведется постоянно.

    3.2.5. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

    Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

    3.2.6. Критериями принятия решения о внесении изменений в учетные данные являются: увеличение, уменьшение количества дел, находящихся на хранении в уполномоченном органе.

    3.2.7. Результатом выполнения административной процедуры является своевременный учет всех изменений происходящих в составе архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

     

    3.3. Составление паспорта уполномоченного органа по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительной записки к нему.

    3.3.1. Основанием для начала административной процедуры являются  указания по планированию Отдела  по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области с установлением сроков проведения государственного учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

    3.3.2.Ответственным лицом за выполнение административной процедуры является должностное лицо уполномоченного органа, ведущее учет архивных документов.

    3.3.3. Форма и порядок заполнения паспорта уполномоченного органа устанавливается Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    3.3.4. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

    Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

    3.3.5. Критерием для принятия решения о составлении паспорта уполномоченного органа являются требования Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    3.3.6. Результатом исполнения административной процедуры заполненный в установленном порядке паспорт уполномоченного органа по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительная записка к нему, зафиксированные на бумажном носителе.

    3.4. Организация паспортизации организаций-источников комплектования уполномоченного органа.

    3.4.1. Основанием  для начала исполнения административного действия являются указания по планированию Отдела по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области с установлением сроков проведения государственного учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

    3.4.2. Ответственным за исполнение процедуры является руководитель уполномоченного органа.

    3.4.3.  Уполномоченный орган составляет письма и направляет их в адрес организаций-источников комплектования с приложением паспортов архивов по состоянию на 1 декабря текущего года, подлежащих заполнению, и указанием сроков их представления в уполномоченный орган.Письмо, паспорта, подлежащие заполнению, ксерокопируются в количестве экземпляров, которое соответствует количеству организаций, состоящих на учете в списках организаций - источников комплектования уполномоченного органа, на начало отчетного периода.

    3.4.4. В случае необходимости уполномоченный орган оказывает методическую помощь архивам организаций – источников комплектования по заполнению паспортов.

    3.4.5. После получения уполномоченным органом паспортов архивов организаций-источников комплектования должностными лицами проводятся анализ, обработка полученных данных, составление сведений о состоянии хранения документов  в организациях.

    3.4.6. Формы паспорта архива организации-источника комплектования, а также сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования установлены Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    3.4.7. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

    Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

    3.4.8. Критерии для принятия решения о подготовке писем определяются порядком согласования и подписания писем в уполномоченном органе.

    3.4.9. Результатом выполнения административной процедуры является паспорта архивов организаций-источников комплектования подготовленные, подписанные и представленные в уполномоченный орган в установленном порядке.

    3.5. Представление сводных документов государственного учета архивных документов и объяснительных записок к ним в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области.

    3.5.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт завершения административных процедур по составлению сводных документов государственного учета, перечисленных в подразделах 3.3. и 3.4.

    3.5.2. Ответственным за исполнение процедуры является руководитель уполномоченного органа.

    3.5.3. Сводные документы государственного учета (паспорт уполномоченного органа по состоянию на 1 января года следующего за отчетным и сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования уполномоченных органов по состоянию на 1 декабря текущего года, объяснительные записки к ним)  подписывается руководителем уполномоченного органа в установленном в порядке.

    3.5.4. Подписанные руководителем уполномоченного органа сводные документы государственного учета направляются в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области, в сроки установленные Отделом по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области в указаниях по планированию на бумажном носителе и в электронном виде вместе с документами годового отчета о работе.

    3.5.5. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

    Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

    3.5.6. Критерии принятия решений при подписании сводных документов государственного учета определяются установленным в уполномоченном органе  порядком согласования данных документов.

    3.5.7. Результатом выполнения административной процедуры являются сведения о состоянии хранения документов в  организациях – источниках комплектования архивов, паспорта уполномоченных органов и объяснительные записки к ним, подготовленные в установленном порядке.

    4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

    4.1.      Текущий контроль надлежащего исполнения служебных обязанностей, предупреждения совершения противоправных действий (бездействия), соблюдения процедур проведения проверок, соблюдения норм настоящего Административного регламента и действующего законодательства Российской Федерации при проведении мероприятий по организации комплектования осуществляется руководителем уполномоченного органа.

    Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем уполномоченного органа.  

    4.2. Заявители могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте уполномоченного органа.

    4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (плановых, внеплановых, в том числе по конкретному обращению заявителя), выявление и устранение нарушений прав источников комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов  на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц уполномоченного органа.

    4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя анализ выполнения плановых показателей.

    4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав источников комплектования, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

                            Ответственность должностных лиц за нарушение требований настоящего Административного регламента и норм действующего законодательства Российской Федерации закрепляется в их должностных регламентах.

     

    5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

    и действий (бездействия) органа, исполняющего

    государственную функцию, а также его должностных лиц

    Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

    1) нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении государственной функции;

    2) нарушение срока исполнения государственной функции;

    3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для исполнения государственной функции;

    4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для исполнения государственной функции, у заявителя;

    5) отказ в исполнении государственной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

    6) затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

    7) отказ органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнении государственной функции, документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

    Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, исполняющий государственную функцию. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, исполняющего государственную функцию, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, исполняющего государственную функцию.

    Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, исполняющего государственную функцию, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

    Жалоба должна содержать:

    1) наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

    2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

    3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, или муниципального служащего;

    4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

    Жалоба, поступившая в орган, исполняющий государственную функцию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

    По результатам рассмотрения жалобы орган, исполняющий государственную функцию, принимает одно из следующих решений:

    1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, исполняющим государственную функцию, опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

    2) отказывает в удовлетворении жалобы.

    Не позднее дня, следующего за днем принятия решения заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

    В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

     

     

     

     

     

     

    Приложение к

    Административному регламенту

                                                                                                         

    Блок-схема исполнения государственной функции






    Учет поступления, выбытия и изменения количества архивных документов

    в уполномоченном органе

     



    Подпись: Представление паспорта уполномоченного органа  по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным  и сведений о состоянии хранения документов архивного фонда Волгоградской области в организациях - источниках комплектования уполномоченного органа по состоянию  на 1 декабря текущего года и объяснительных записок к ним  в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области
     

     

     

     

     

     

     

    Административные процедуры img

    Учет поступления, выбытия и изменения количества архивных документов в уполномоченном органе

    Основания для начала:

    Основанием для начала административной процедуры является акт приема-передачи документов на хранение, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акт о неисправимых повреждениях документов; акт приема-передачи документов на хранение; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт возврата документов собственнику; акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов; окончание выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.; акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей

    Порядок передачи результата оказания:

    Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов.

    Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.

    Результат:

    Результатом выполнения административной процедуры является своевременный учет всех изменений происходящих в составе архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области

    Составление паспорта уполномоченного органа по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительной записки к нему

    Основания для начала:

    Основанием для начала административной процедуры являются  указания по планированию Отдела  по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области с установлением сроков проведения государственного учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области

    Порядок передачи результата оказания:

    Ответственным лицом за выполнение административной процедуры является должностное лицо уполномоченного органа, ведущее учет архивных документов.

    Результат:

    Результатом исполнения административной процедуры заполненный в установленном порядке паспорт уполномоченного органа по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительная записка к нему, зафиксированные на бумажном носителе

    Организация паспортизации организаций-источников комплектования уполномоченного органа

    Основания для начала:

    Основанием  для начала исполнения административного действия являются указания по планированию Отдела по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области с установлением сроков проведения государственного учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области

    Порядок передачи результата оказания:

    После получения уполномоченным органом паспортов архивов организаций-источников комплектования должностными лицами проводятся анализ, обработка полученных данных, составление сведений о состоянии хранения документов  в организациях.

    Результат:

    Результатом выполнения административной процедуры является паспорта архивов организаций-источников комплектования подготовленные, подписанные и представленные в уполномоченный орган в установленном порядке

    Представление сводных документов государственного учета архивных документов и объяснительных записок к ним в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области

    Основания для начала:

    Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт завершения административных процедур по составлению сводных документов государственного учета, перечисленных в подразделах 3.3. и 3.4. административного регламента

    Порядок передачи результата оказания:

    Подписанные руководителем уполномоченного органа сводные документы государственного учета направляются в Отдел по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области, в сроки установленные Отделом по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области в указаниях по планированию на бумажном носителе и в электронном виде вместе с документами годового отчета о работе

    Результат:

    Результатом выполнения административной процедуры являются сведения о состоянии хранения документов в  организациях – источниках комплектования архивов, паспорта уполномоченных органов и объяснительные записки к ним, подготовленные в установленном порядке